تلفن سانترال چیست؟
تلفن سانترال، یک سیستم ارتباطی است که در سازمان‌ها و شرکت‌ها برای مدیریت و توزیع تماس‌های تلفنی به کار می‌رود. این نوع تلفن، امکان ایجاد یک شبکه داخلی از خطوط تلفن را فراهم میکند، که باعث می‌شود چندین خط داخلی به یک یا چند خط شهری متصل شوند. تلفن سانترال می‌تواند به کاربران اجازه دهد تا به راحتی تماس‌های داخلی برقرار کنند، تماس‌های ورودی را به بخش‌های مختلف هدایت کنند و تماس‌های خروجی به خطوط شهری بگیرند.
تلفن سانترال چگونه کار میکند؟
زمانی که یک تماس تلفنی برقرار می‌شود، سیگنال‌های صوتی به دستگاه سانترال (باکس سانترال) ارسال می‌شوند. این دستگاه با استفاده از خطوط تلفن شهری (خطوط آنالوگ) یا شبکه‌های IP (خطوط دیجیتال)، تماس را دریافت میکند.
باکس سانترال، در واقع، واحد مرکزی یک سیستم تلفن سانترال است که تمامی ارتباطات تلفنی را مدیریت و کنترل میکند. این باکس شامل سخت‌افزار و نرم‌افزارهایی است که وظیفه پردازش تماس‌ها و مدیریت امکانات مختلف سیستم تلفن را بر عهده دارند.
انواع تلفن سانترال:
1. تلفن سانترال آنالوگ:
نوع قدیمی‌تر و ارزان‌تر سانترال هستند که بر پایه خطوط تلفنی آنالوگ کار می‌کنند. این سیستم‌ها معمولاً در کسب‌وکارها و سازمان‌های کوچک که به دنبال هزینه‌های کمتر هستند، به کار می‌روند. تلفن‌های معمولی بیسیم و رومیزی خانگی، درصورتیکه به دستگاه سانترال و به یک مرکزیت (سانترال) متصل شوند، می‌توانند به تلفن سانترال ساده تبدیل شدا و تماس‌ها را بین داخلی‌ها و خطوط شهری تقسیم کنند. هرچند که کارایی در حد تلفن‌های تحت شبکه ندارند.
2. تلفن سانترال دیجیتال:
این مدل تلفن‌ها، نسخه‌های پیشرفته‌تر و جدیدتری هستند که امکان ارتباط بهتر و خدمات بیشتر از جمله کنفرانس و تماس‌های صوتی با کیفیت بالاتر را فراهم می‌کنند.
تلفن سانترال دیجیتال، ارتباطات را به صورت دیجیتالی پردازش و مدیریت میکند. برخلاف سیستم‌های آنالوگ که از سیگنال‌های الکتریکی برای انتقال صدا استفاده می‌کنند، سانترال دیجیتال از داده‌های دیجیتال برای برقراری تماس‌های تلفنی بهره می‌برد. این ویژگی باعث بهبود کیفیت صدا، امنیت بیشتر و قابلیت‌های پیشرفته‌تر می‌شود.
همچنین، سانترال‌های دیجیتال معمولاً انعطاف‌پذیری بیشتری برای اتصال به سیستم‌های VoIP و شبکه‌های کامپیوتری دارند، که آن‌ها را به انتخابی محبوب برای سازمان‌های متوسط تا بزرگ تبدیل میکند.
3. تلفن سانترال هایبرید:
تلفن‌های هایبرید به عنوان تلفن‌های رومیزی شناخته می‌شوند و می‌توانند از طریق ارتباطات دیتا به سانترال متصل شوند. این نوع تلفن‌ها امکان برقراری گفتگوی دوطرفه را فراهم کرده و قابلیت ارسال و دریافت داده‌ها را نیز دارند. یکی از ویژگی‌های مهم تلفن‌های هایبرید، قابلیت برنامه‌ریزی آن‌ها است که به کاربران اجازه می‌دهد تنظیمات خاصی مانند شماره‌گیری سریع را به سادگی پیکربندی کنند. به دلیل اینکه برای راه اندازی، نیاز به دو یا چهار رشته سیم است، لذا امکان زیاد بودن هزینه‌های کابل کشی وجود دارد.
۴. تلفن سانترال تحت شبکه (VoIP):
این سیستم‌ها از پروتکل‌های اینترنتی برای برقراری تماس استفاده می‌کنند و قابلیت‌های پیشرفته‌ای مثل تماس از طریق اینترنت، یکپارچگی با نرم‌افزارهای ارتباطی و کاهش هزینه‌ها را دارند و به کابل‌کشی مجزای تلفن نیازی ندارند. این امر هزینه و زمان نصب را کاهش می‌دهد و همچنین سیم‌کشی را ساده‌تر میکند. به دلیل استفاده از فناوری‌های مدرن فشرده‌سازی صدا و پهنای باند بیشتر، کیفیت صدا در این تلفن‌ها بهتر و رساتر است.
این تلفن‌ها به‌راحتی در شبکه گسترش می‌یابند و می‌توانند به سایر دستگاه‌های شبکه، مانند رایانه‌ها و سرورهای ارتباطی، متصل شوند. همچنین، امکان پیکربندی و مدیریت آن‌ها از راه دور وجود دارد.
ویژگی‌ها و مزیت‌های تلفن سانترال:
۱-قابلیت پیغام‌گیر گویا:
یکی از مزایای مهم تلفن سانترال، وجود قابلیت منشی تلفنی اتوماتیک یا همان تلفن گویا است. این ویژگی به سازمان‌ها کمک میکند تا تماس‌های ورودی را به صورت خودکار مدیریت و به بخش‌های مرتبط هدایت کنند.
*. مدیریت بهتر تماس‌های ورودی:
– تلفن گویا، به طور خودکار تماس‌ها را به بخش‌های مختلف هدایت میکند، که این امر، باعث کاهش بار کاری انسانی و افزایش سرعت پاسخگویی به مشتریان می‌شود.
*. ارائه گزینه‌های متنوع برای تماس‌گیرندگان:
– تماس‌گیرندگان می‌توانند با انتخاب شماره‌های خاص از طریق منوی صوتی (مثلاً فشردن شماره 1 برای فروش و شماره 2 برای پشتیبانی)، مستقیماً به بخش موردنظر خود متصل شوند.
*. در دسترس بودن ۷ روز هفته:
– حتی در زمانی که هیچ کارمندی در دفتر حضور ندارد، سیستم تلفن گویا می‌تواند تماس‌ها را مدیریت کرده و پیام‌های صوتی را دریافت کند.
*. افزایش رضایت مشتریان:
– با هدایت سریع و مستقیم تماس‌ها به بخش‌های مورد نظر، مشتریان کمتر منتظر می‌مانند و تجربه بهتری از خدمات شرکت خواهند داشت.
*. پاسخگویی خودکار به سوالات رایج:
– تلفن گویا می‌تواند به سوالات متداول مشتریان پاسخ دهد، مانند اطلاعات درباره ساعات کاری، آدرس و دیگر اطلاعات عمومی.
*. صرفه‌جویی در هزینه و زمان:
– با وجود تلفن گویا، نیاز به استخدام تعداد بیشتری از نیروی انسانی برای پاسخگویی به تماس‌ها کاهش می‌یابد و تماس‌ها به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت دستی مدیریت می‌شوند.
2-ارتباط داخلی سریع و رایگان:
یکی از مهم‌ترین مزایای سیستم تلفن سانترال، امکان ارتباط داخلی رایگان و سریع، بین کارمندان و بخش‌های مختلف یک سازمان است. این ویژگی باعث می‌شود تا کارکنان بتوانند به راحتی و بدون استفاده از خطوط شهری، با هم ارتباط برقرار کنند.این ویژگی برای سازمان‌ها و اداراتی که دارای چندین بخش‌های مختلف هستند، بسیار مفید است. در واقع به جای استفاده از خطوط تلفنی شهری یا موبایل، می‌توان به راحتی با شماره‌گیری داخلی، با سایر همکاران تماس گرفت.
*. ارتباط داخلی بدون هزینه:
– تمام تماس‌های داخلی بین بخش‌ها یا کارکنان، از طریق شبکه داخلی و بدون استفاده از خطوط شهری انجام می‌شود. بنابراین تماس‌ها کاملاً رایگان هستند و هزینه‌ای بابت آن پرداخت نمی‌شود.
*. ارتباط سریع و آسان:
– با استفاده از شماره‌های داخلی (معمولاً کوتاه مانند 1 یا 2 رقمی)، کارکنان به راحتی و به سرعت می‌توانند با یکدیگر تماس بگیرند. این امر باعث افزایش سرعت در ارتباطات داخلی می‌شود و نیاز به تماس‌های طولانی یا پیچیده را از بین می‌برد.
*. افزایش بهره‌وری و هماهنگی:
– امکان ارتباط سریع بین واحدها، تیم‌ها و کارکنان، باعث افزایش سرعت عمل و هماهنگی بهتر در کارهای روزمره می‌شود. این موضوع به خصوص در سازمان‌های بزرگ که نیاز به تماس‌های مکرر بین بخش‌ها دارند، اهمیت زیادی دارد.
3- امکان ضبط و پیگیری تماس‌های دریافتی:
. این ویژگی به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک میکند تا بر تماس‌های ورودی و خروجی نظارت داشته و در صورت نیاز، تماس‌ها را به صورت دقیق بررسی کنند. این قابلیت به خصوص در محیط‌های کاری که نیاز به نظارت بر کیفیت خدمات، پشتیبانی مشتریان و مدیریت بهتر تماس‌ها دارند، بسیار مفید است.
*. نظارت بر کیفیت خدمات:
– سازمان‌ها می‌توانند تماس‌های دریافتی و خروجی را برای ارزیابی کیفیت پاسخگویی و خدمات به مشتریان ضبط کنند. این امر به مدیران اجازه می‌دهد تا عملکرد کارکنان خود را بررسی کرده و نقاط ضعف را بهبود بخشند.
*. رفع اختلافات و مشکلات:
– در صورت بروز هرگونه مشکل یا اختلاف با مشتریان یا طرفین تماس، ضبط مکالمات می‌تواند به عنوان مدرک استفاده شود و به حل سریع‌تر مسائل کمک کند.
*. پیگیری تماس‌های از دست رفته:
– با ضبط و ثبت اطلاعات تماس‌های دریافتی، سازمان می‌تواند تماس‌های از دست رفته را شناسایی کند و به سرعت با تماس‌گیرنده دوباره ارتباط برقرار کند. این امر به بهبود تجربه مشتریان کمک میکند.
4-کاهش هزینه‌های تلفن:
یکی از مزایای کلیدی سیستم‌های تلفن سانترال، کاهش و مدیریت هزینه‌های مخابرات است. این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا هزینه‌های ارتباطی خود را به طور قابل توجهی کاهش دهند.
همانطور که گفته شد، با استفاده از سیستم سانترال، تمام تماس‌های داخلی بین بخش‌ها و کارکنان بدون استفاده از خطوط شهری انجام می‌شود و به همین دلیل رایگان هستند.
*. توزیع هوشمند خطوط شهری:
– سیستم سانترال به شما امکان می‌دهد که یک یا چند خط شهری را بین چندین کاربر توزیع کنید. به جای نیاز به اختصاص یک خط تلفن جداگانه برای هر کاربر، چندین نفر می‌توانند به صورت اشتراکی از خطوط استفاده کنند و تماس‌های خروجی و ورودی را بهینه‌تر مدیریت کنند.
*. مدیریت بهتر تماس‌ها و کاهش تماس‌های غیرضروری:
– با استفاده از امکانات پیشرفته سیستم سانترال مانند مدیریت تماس‌ها، مسدود کردن تماس‌های ناخواسته، و محدود کردن تماس‌ها، می‌توان هزینه‌های ناشی از تماس‌های غیرضروری را کاهش داد.
*. کاهش هزینه‌های تجهیزات و سیم‌کشی:
– در سیستم سانترال، نیازی به نصب چندین خط تلفن فیزیکی برای هر کاربر وجود ندارد که باعث باعث کاهش هزینه‌های مرتبط با نصب و نگهداری تجهیزات و سیم‌کشی می‌شود.
این سیستم‌ها برای شرکت‌ها، ادارات و سازمان‌های مختلف بسیار مفید هستند، به خصوص اگر نیاز به مدیریت تعداد زیادی از تماس‌های ورودی و خروجی وجود داشته باشد.
خرید تلفن سانترال:
برای خرید بهترین تلفن سانترال، حتما نیازی به خرید یک تلفن گران قیمت ندارید، چه بسا یک تلفن با قیمت ارزان، کارایی بهتری نیز دارد. برای خرید، ابتدا باید نوع نیاز تلفن سانترال مدنظر خود را مطابق با کسب و کارتان در نظر بگیرید. تلفن سانترال پاناسونیک، یکی از بهترین تلفن‌های ایرانی است که علاوه‌بر کیفیت بالا، تنوع بالایی در زمینه انواع تلفن‌ها دارد. پس اگر قصد خرید یک تلفن سانترال با قیمت و کیفیت خوب برای شرکت یا محیط کاری خود، ما به شما این محصول را پیشنهاد می‌کنیم.
قیمت تلفن نیز از مواردی است که باید به آن توجه کنید. چنانچه در این زمینه، نیازمند یاری هستید کافی است با مجموعه فروشگاه اینترنتی زیتک تماس گرفته و از کارشناسان ما مشاوره رایگان بگیرید.
این مجموعه علاوه بر محصولات تلفن و سانترال، دارای خدمات دیگری همچون دزدگیر منزل، دوربین مداربسته، جک درب پارکینگ و دیگر محصولات می‌باشد.
